檔案智能管理系統(tǒng)

行業(yè)現(xiàn)狀

近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，檔案事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯。江西光正金屬設(shè)備集團(tuán)有限公司,江西智能智慧檔案設(shè)備,江西圖書設(shè)備,江西辦公家具

傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費(fèi)大量活勞動(dòng)和時(shí)間，導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時(shí)整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復(fù)性勞動(dòng)，手工處理方式使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。

實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID標(biāo)簽作為信息載體，對(duì)每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。

系統(tǒng)概述

智能化檔案管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的無線射頻識(shí)別(RFID)技術(shù)和成熟的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求而研發(fā)。系統(tǒng)從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點(diǎn)、安全等各個(gè)管理環(huán)節(jié)，以RFID作為信息存儲(chǔ)媒介，在RFID芯片中存儲(chǔ)了檔案的基本信息和使用記錄。利用非接觸式的手持式、臺(tái)式、通道式RFID讀寫設(shè)備，緊密配合后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，全方位實(shí)現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)工作過程的信息化管理。同時(shí)，管理系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對(duì)接；并且將成熟的RFID技術(shù)應(yīng)用于縣級(jí)檔案館，實(shí)現(xiàn)與市級(jí)檔案信息的交換傳遞匯報(bào)。

系統(tǒng)組成

該系統(tǒng)部署于檔案庫房，由庫房終端、RFID移動(dòng)終端、RFID電子標(biāo)簽、智能檔案柜以及配套的軟件管理平臺(tái)、門禁系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、周邊防護(hù)系統(tǒng)等共同組成。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫房的管理。

系統(tǒng)特點(diǎn)

檔案信息管理

檔案材料入館后，管理人員可通過RFID技術(shù)對(duì)檔案材料進(jìn)行自動(dòng)信息登記、館內(nèi)檔案清點(diǎn)、檔案信息查詢、檔案外借和歸還等日常管理工作，并由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄。

智能引導(dǎo)

系統(tǒng)具備檔案引導(dǎo)功能，根據(jù)檔案室數(shù)字地圖對(duì)所需查找的檔案材料進(jìn)行自動(dòng)定位引導(dǎo)（在電子地圖上可顯示對(duì)應(yīng)檔案的具體位置：幾號(hào)柜、幾行、幾列等），充分提高檔案查找的效率，并可自動(dòng)對(duì)拿出、收入檔案柜中的檔案進(jìn)行識(shí)別，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)位智能化管理。

遠(yuǎn)程查詢

根據(jù)不同用戶需求，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)檔案資料信息遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查詢，并自動(dòng)形成準(zhǔn)確可靠查詢報(bào)表。

防盜管理

所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)。