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長沙檔案智能管理系統

2023-12-03 16:07:35

檔案智能管理系統


行業現狀


近年來,我國檔案事業取得了長足的發展,檔案事業的規模擴大了,數量也逐日增多,檔案的種類日趨多樣化,信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯。江西光正金屬設備集團有限公司,江西智能智慧檔案設備,江西圖書設備,江西辦公家具


傳統方式下,檔案入館后先需進行分類、排序,并去裝訂,然后由人工撰寫檔案盒的相關信息,手工抄寫檔案目錄,并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量活勞動和時間,導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外,檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動,手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。


實現檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業務,對檔案流通進行動態的管理,系統通過RFID標簽作為信息載體,對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控,實現檔案業務辦理的自動化,從而取代傳統的工作流程。


系統概述


智能化檔案管理系統采用先進的無線射頻識別(RFID)技術和成熟的計算機軟件技術根據檔案管理的實際需求而研發。系統從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點、安全等各個管理環節,以RFID作為信息存儲媒介,在RFID芯片中存儲了檔案的基本信息和使用記錄。利用非接觸式的手持式、臺式、通道式RFID讀寫設備,緊密配合后臺數據庫管理系統,全方位實現檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時,管理系統能夠與現有的監控系統進行聯動管理,實現系統間的無縫對接;并且將成熟的RFID技術應用于縣級檔案館,實現與市級檔案信息的交換傳遞匯報。


系統組成


該系統部署于檔案庫房,由庫房終端、RFID移動終端、RFID電子標簽、智能檔案柜以及配套的軟件管理平臺、門禁系統、環境監控系統、視頻監控系統、周邊防護系統等共同組成。實現對檔案庫房的管理。


系統特點


檔案信息管理


檔案材料入館后,管理人員可通過RFID技術對檔案材料進行自動信息登記、館內檔案清點、檔案信息查詢、檔案外借和歸還等日常管理工作,并由系統自動進行相關記錄。


智能引導


系統具備檔案引導功能,根據檔案室數字地圖對所需查找的檔案材料進行自動定位引導(在電子地圖上可顯示對應檔案的具體位置:幾號柜、幾行、幾列等),充分提高檔案查找的效率,并可自動對拿出、收入檔案柜中的檔案進行識別,實現儲位智能化管理。


遠程查詢


根據不同用戶需求,系統可實現檔案資料信息遠程網絡查詢,并自動形成準確可靠查詢報表。


防盜管理


所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時,由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息,并與出庫指令信息進行核對,如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位,監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報。



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