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長寧檔案智能管理系統(tǒng)

2023-12-03 16:07:35

檔案智能管理系統(tǒng)


行業(yè)現(xiàn)狀


近年來,我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展,檔案事業(yè)的規(guī)模擴大了,數(shù)量也逐日增多,檔案的種類日趨多樣化,信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突顯。江西光正金屬設(shè)備集團有限公司,江西智能智慧檔案設(shè)備,江西圖書設(shè)備,江西辦公家具


傳統(tǒng)方式下,檔案入館后先需進行分類、排序,并去裝訂,然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息,手工抄寫檔案目錄,并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費大量活勞動和時間,導(dǎo)致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外,檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復(fù)性勞動,手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。


實現(xiàn)檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù),對檔案流通進行動態(tài)的管理,系統(tǒng)通過RFID標簽作為信息載體,對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控,實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動化,從而取代傳統(tǒng)的工作流程。


系統(tǒng)概述


智能化檔案管理系統(tǒng)采用先進的無線射頻識別(RFID)技術(shù)和成熟的計算機軟件技術(shù)根據(jù)檔案管理的實際需求而研發(fā)。系統(tǒng)從檔案的生成、存檔、借閱、查找、盤點、安全等各個管理環(huán)節(jié),以RFID作為信息存儲媒介,在RFID芯片中存儲了檔案的基本信息和使用記錄。利用非接觸式的手持式、臺式、通道式RFID讀寫設(shè)備,緊密配合后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),全方位實現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時,管理系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的監(jiān)控系統(tǒng)進行聯(lián)動管理,實現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對接;并且將成熟的RFID技術(shù)應(yīng)用于縣級檔案館,實現(xiàn)與市級檔案信息的交換傳遞匯報。


系統(tǒng)組成


該系統(tǒng)部署于檔案庫房,由庫房終端、RFID移動終端、RFID電子標簽、智能檔案柜以及配套的軟件管理平臺、門禁系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、周邊防護系統(tǒng)等共同組成。實現(xiàn)對檔案庫房的管理。


系統(tǒng)特點


檔案信息管理


檔案材料入館后,管理人員可通過RFID技術(shù)對檔案材料進行自動信息登記、館內(nèi)檔案清點、檔案信息查詢、檔案外借和歸還等日常管理工作,并由系統(tǒng)自動進行相關(guān)記錄。


智能引導(dǎo)


系統(tǒng)具備檔案引導(dǎo)功能,根據(jù)檔案室數(shù)字地圖對所需查找的檔案材料進行自動定位引導(dǎo)(在電子地圖上可顯示對應(yīng)檔案的具體位置:幾號柜、幾行、幾列等),充分提高檔案查找的效率,并可自動對拿出、收入檔案柜中的檔案進行識別,實現(xiàn)儲位智能化管理。


遠程查詢


根據(jù)不同用戶需求,系統(tǒng)可實現(xiàn)檔案資料信息遠程網(wǎng)絡(luò)查詢,并自動形成準確可靠查詢報表。


防盜管理


所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時,由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息,并與出庫指令信息進行核對,如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位,監(jiān)控模塊會激活警報模塊發(fā)出異常情況警報。



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