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簡化檔案檢索程序智慧檔案館使用智能機器檢索檔案信息，與傳統檔案信息檢索相比更加省時、省力，利于檔案的規范化、標準化，智能機器能以最方便的形式提供用戶服務。經過自然語言處理后，用戶只需使用普通的話語，就可找到自己需要的檔案。此外，檔案目錄采集、圖片檔案數據采集都可以通過人工智能來實現，這些都使得檔案工作者處理檔案事務更加智能、方便、快捷。

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檢驗檢測實驗室根據自身情況創建有效的儀器設備檔案管理制度，規范儀器設備檔案管理。例如，制定嚴格的檔案管理操作程序，規范儀器設備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統一設備檔案記錄格式，明確歸檔內容、歸檔時間、檔案存放場地的環境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應制定監督和考核機制，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

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《數字檔案館建設指南》中對于“數字檔案館”的定義是：各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

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檔案庫內檔案裝具布置應成行垂直于有窗的墻面。檔案裝具間的通道應與外墻采光窗相對應，當無窗時，應與管道通風孔開口方向相對應。