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簡化檔案檢索程序智慧檔案館使用智能機器檢索檔案信息，與傳統檔案信息檢索相比更加省時、省力，利于檔案的規范化、標準化，智能機器能以最方便的形式提供用戶服務。經過自然語言處理后，用戶只需使用普通的話語，就可找到自己需要的檔案。此外，檔案目錄采集、圖片檔案數據采集都可以通過人工智能來實現，這些都使得檔案工作者處理檔案事務更加智能、方便、快捷。

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以往人工管理方式在盤點或上下架等過程中，需要打開檔案盒確認檔案信息。智能密集架和手動密集架的區別在于，智能密集架在RFID技術支持下，管理人員只需將帶有RFID標簽的檔案盒放置閱讀器，無需接觸便可輕松讀取檔案信息，而手動密集架無法實現。

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智慧檔案館通過文本分類技術實現檔案的智能分類。文本分類技術是自然語言處理的一個重要應用領域，它首先對選定的文本樣本集合進行標記，然后得出其中文本屬性和類別間的關系模型，再根據這種關系模型對需要進行分類的文本進行判斷，這樣做大大減少了人工分類中的繁瑣程序。

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《檔案館建筑設計規范》規定：檔案庫房凈高不應低于2.6m。檔案庫內檔案裝具應成行垂直于窗的墻面。檔案裝具間的通道應與外墻采光窗相對應，當無窗時，應與管道通風孔開口方向相對應。檔案裝具排列主通道凈寬度不應小于1.2m；兩行裝具間凈寬不應小于0.8m；檔案裝具端部與墻的凈距離不應小于0.6m；檔案裝具背部與墻的凈距離不應小于0.1m；當采用密集架時，庫房每平方米（使用面積）存儲檔案長度不應小于7.2延長米。